Verzekeringen Swaegers (verder “kantoor”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit beleidsdocument lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Ze vormt het algemene beleid van het kantoor op het vlak van gegevensverwerking conform de toepasselijke wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Als verzekeringsmakelaar vervult het kantoor mogelijk een dubbele rol op het vlak van gegevensverwerking. In dat geval zijn we zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. De rol van verwerkingsverantwoordelijke nemen wij op als we gegevens verwerken in eigen naam en voor eigen rekening. Daarnaast vervullen wij, ten behoeve van  de maatschappijen, ook de rol van verwerker. Dat betekent dat wij ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de verzekeringsmaatschappijen met wie wij samenwerken en van wie wij producten aan u voorstellen en aanbieden. In deze verklaring gaan we enkel dieper in op de verwerking van uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking is Verzekeringen Swaegers, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 0453.629.606.

Voor alle vragen omtrent ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze Contactpersoon GDPR via mail@swv.be of per post naar Verzekeringen Swaegers , Kempenlaan 29, 2300 Turnhout. Voor vragen die verder gaan dan een eenvoudige vraag om inlichtingen, kunnen wij u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

 

Wanneer verzamelt en verwerkt ons kantoor gegevens?

Het kantoor verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u met ons contact opneemt met het oog op advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of het voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk met het oog op het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten zelf van verzekeringsovereenkomsten. Daarnaast kunt u ook op ons een beroep doen of ons ook contacteren voor bijstand bij het beheer en de uitvoering van de door u gesloten verzekeringsovereenkomsten. Ook wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw gegevens (moeten) verwerken. Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden en deze gegevens gebruiken om u te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.

 

Welke gegevens verzamelt en verwerkt ons kantoor?

Het kantoor verzamelt en verwerkt gegevens die u ons naar aanleiding van contact met het kantoor meedeelt zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer. Het betreft  ook  alle gegevens die noodzakelijk zijn om ons toe te laten uw verzekeringsbehoeften in te schatten. Dit gaat onder andere over gegevens betreffende uw woning (in het kader van een brandverzekering), uw financiële gegevens (bij beleggingsverzekeringen) en medische gegevens (bij gezondheidsverzekeringen). Uw gegevens worden enkel verwerkt in het kader van de verzekering waarvoor u op ons een beroep doet, tenzij u dit anders wenst en dit ook zo aangeeft.

Wij verzamelen deze gegevens wanneer u onze documenten en formulieren manueel invult en ook wanneer u dat elektronisch doet. Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er cookies gebruikt. Voor meer informatie hieromtrent, verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

 

Voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt ons kantoor gegevens?

De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken zijn van diverse aard en worden hieronder uiteengezet.

Voor onze klanten verwerken wij deze gegevens voor klantenbeheer, met name de aanvaarding, het beheer en het sluiten van verzekeringscontracten en de promotie van andere producten en diensten van ons kantoor zelf. Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak gebaseerd op de contractuele relatie met onze klanten, maar ook, voor zover het gaat om prospectie, op uw uitdrukkelijke toestemming.

Naar leveranciers toe verwerken wij deze gegevens in het kader van ons leveranciersbeheer en op basis van de contractuele relatie die wij met onze leveranciers hebben of opbouwen.

Voor zover het gaat om prospecten, dit zijn natuurlijke personen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de gegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen. Prospecten die per brief worden benaderd verzoeken wij een opt-out clausule aan te kruisen indien zij niet verder door ons benaderd willen worden.

Naar onze medewerkers toe verwerken wij de gegevens voor doeleinden zoals personeelsbeheer en loonadministratie.

Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

 

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door ons kantoor?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw aanvraag of verzoek in verband met een verzekeringsbehoefte en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en), alsook als gevolg van de vraag om u bij te staan in het beheer en de opvolging van de verzekeringsovereenkomsten die u heeft gesloten.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Voor zover het gaat om gezondheidsgegevens of zogenaamde gevoelige gegevens kunnen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken mits uw uitdrukkelijke toestemming. Die wordt u gevraagd op het ogenblik dat u bij ons klant wordt. Is dat niet gebeurd, willen wij u vragen ons dit te melden, zodat het nodige hiertoe kan gebeuren.

 

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt. Dat neemt niet weg dat ze moeten worden meegedeeld aan de verzekeringsmaatschappij met wie u uiteindelijk de overeenkomst sluit.

Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden. In dergelijke gevallen kunnen uw gegevens aan deze derden worden bezorgd maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van ons kantoor.

In bepaalde gevallen bestaat er een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens over te maken. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of aan internationale organisaties.

 

Uw rechten

De regelgeving kent u diverse rechten toe die er moeten voor zorgen dat u voldoende wordt beschermd.

U kan zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw gegevens door ons kantoor voor direct marketingdoeleinden. Wenst u niet op de hoogte te worden gehouden van de aanbiedingen van ons kantoor, kan u dit melden via mail@swv.be of door het aankruisen van een vakje in de informatie die u bij specifieke gelegenheden wordt verstrekt.

U kan steeds de gegevens die wij over u verwerken, inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. Daarnaast heeft u het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar, het recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering en het recht om uw toestemming in te trekken. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij onze Contactpersoon GDPR via mail@swv.be of per post naar Verzekeringen Swaegers , Kempenlaan 29, 2300 Turnhout met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel. Daar kan u ook terecht voor alle algemene vragen in verband met de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

 

Wijzigingen

Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.

10/12/2019 (versie 2)


Déclaration de confidentialité

Verzekeringen Swaegers (ci-après « le bureau ») respecte scrupuleusement vos droits lors du traitement de vos données à caractère personnel. Le présent document a pour vocation de vous expliquer comment nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Il constitue la politique générale du bureau en matière de traitement des données conformément à la législation applicable dont notamment le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD).

En tant que courtier d’assurances, le bureau est amené à jouer un double rôle sur le plan du traitement des données. Nous sommes en effet à la fois responsables du traitement et sous-traitants. Nous exerçons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre nom propre et pour notre propre compte. Parallèlement, nous exerçons aussi le rôle de sous-traitant pour les différentes compagnies. Ce qui signifie que nous collectons et traitons également des données à caractère personnel pour les compagnies d’assurances avec lesquelles nous collaborons et dont nous vous présentons et proposons les produits. La présente déclaration abordera uniquement le traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Verzekeringen Swaegers, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout, numéro d’entreprise 0453.629.606.

Pour toutes les questions concernant notre politique en matière de respect de la vie privée, vous pouvez nous contacter auprès de notre Contact RGPD à l’adresse mail@swv.be ou en envoyant un courrier au Verzekeringen Swaegers, à l’attention du Contact RGPD, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout. Pour les questions dépassant le cadre d’une simple demande de renseignements, nous pourrons vous demander de bien vouloir vous identifier, de manière à être certains que nous fournissons les informations et données demandées à la bonne personne.

Quand notre bureau collecte-t-il et traite-t-il des données ?

Le bureau collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez dans le but d’obtenir un conseil concernant des contrats d’assurance, pour une présentation ou une proposition de contrats d’assurance, pour effectuer un travail préparatoire dans l’optique de la conclusion de contrats d’assurance et pour la souscription proprement dite des contrats d’assurance. Vous pouvez par ailleurs aussi faire appel à nos services ou nous contacter pour vous assister dans la gestion et l’exécution des contrats d’assurance que vous avez conclus. Même si vous nous contactez de toute autre manière, nous serons amenés à (contraints de) traiter vos données. Enfin, il est également possible que nous obtenions des données vous concernant auprès de tiers et que nous les utilisions pour vous approcher dans le but de conclure un contrat par notre intermédiaire.

Quelles données notre bureau collecte-t-il et traite-t-il ?

Le bureau collecte et traite les données que vous nous avez communiquées à la suite du contact que vous avez eu avec le bureau, comme votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et des données professionnelles comme le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA. Il peut aussi s’agir de toutes les données nécessaires afin de pouvoir évaluer vos besoins en assurances. Il s’agira alors notamment de données concernant votre logement (dans le cadre d’une assurance incendie), de vos données financières (dans le cadre d’une assurance placement) et de vos données médicales (dans le cadre de l’assurance santé). Vos données sont uniquement traitées dans le cadre de l’assurance pour laquelle vous avez fait appel à nous, à moins que vous en décidiez autrement et que vous nous notifiez votre décision.

Nous collectons ces données lorsque vous complétez manuellement ou électroniquement nos documents et formulaires. Des cookies sont également utilisés lors de votre visite éventuelle sur notre site web. Pour davantage d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre politique en matière de cookies, sur notre site Web www.swaegersverzekeringen.be.

Quelles sont les finalités pour lesquelles notre bureau collecte et traite des données ?

Les finalités pour lesquelles nous traitons des données sont de nature diverses et sont exposées ci-dessous.

Nous traitons les données de nos clients dans le cadre de la gestion des clients, en l’occurrence pour l’acceptation, la gestion et la souscription de contrats d’assurance ainsi que pour la promotion d’autres produits et services de notre bureau proprement dit. Ces traitements sont principalement fondés sur la relation contractuelle avec nos clients mais aussi, dans la mesure où il s’agit de prospection, sur votre accord formel.

Pour ce qui est des fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons ou construisons avec nos fournisseurs.

S’il s’agit de prospects, c’est-à-dire des personnes physiques qui ne sont pas (encore) clientes de notre bureau, nous traitons ces données à des fins de marketing direct sur la base de notre intérêt légitime d’entreprendre. Aux prospects que nous approchons par e-mail, nous demandons leur autorisation formelle d’encore pouvoir les approcher à l’avenir. Les prospects qui sont approchés par lettre sont invités à cocher une clause d’opt-out s’ils ne souhaitent plus que nous les approchions encore à l’avenir.

Pour ce qui concerne nos collaborateurs, nous traitons les données à des fins telles que la gestion du personnel et l’administration des salaires.

Pour ce qui est du présent site web, nous en déterminons autant que possible le contenu et la convivialité en fonction de vos besoins et souhaits en tant qu’utilisateur. Nous traitons par ailleurs vos données afin de nous conformer aux obligations qui découlent de la mise à disposition d’un site web et de son contenu et afin de vous permettre d’utiliser les applications interactives et autres services proposés sur ce site web.

Sur quelles bases notre bureau collecte-t-il et traite-t-il des données ?

Nous collectons et traitons en principe vos données sur la base de la relation contractuelle qui nous unit à la suite de votre demande dans le cadre d’un besoin d’assurance et de la ou des conventions qui en découlent, ainsi qu’à la suite d’une demande de vous assister dans la gestion et le suivi des contrats d’assurance que vous avez souscrits.

Lorsque le traitement n’est pas nécessaire à l’exécution de la relation contractuelle, il est alors fondé sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, et plus particulièrement sur la liberté d’entreprise et d’information. Dans ce cas, nous veillons alors toujours à préserver l’équilibre entre vos besoins et les nôtres, par exemple en vous accordant un droit d’opposition.

S’il s’agit de données relatives à la santé ou de données dites sensibles, nous sommes uniquement autorisés à traiter vos données à caractère personnel moyennant votre accord formel. Celui-ci vous est demandé au moment où vous devenez client de notre bureau. S’il ne vous a pas encore été demandé, nous vous demandons de nous le signaler afin que nous puissions faire le nécessaire à cet effet.

Les données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne. Il n’empêche qu’elles doivent aussi être communiquées à la compagnie d’assurances avec laquelle vous souscrivez in fine le contrat.

Il est aussi possible que nous fassions appel à des tiers pour la prestation ponctuelle de certains services. Dans ce cas, vos données pourront être communiquées à ces tiers, mais uniquement concernant le service en question et toujours sous le contrôle de notre bureau.

Il peut également arriver que nous soyons soumis à une obligation légale de communiquer certaines données. Tel est par exemple le cas lorsque nous y sommes contraints par une loi ou par un pouvoir public ayant le droit de nous demander la communication de certaines données.
Vos données ne sont en principes pas communiquées à des pays tiers ou à des organisations internationales.

Vos droits

La réglementation vous accorde divers droits destinés à vous offrir une protection suffisante.

Vous pouvez, à tout moment, vous opposer à l’utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct. Si vous souhaitez rester informé(e) des offres de notre bureau, vous pouvez nous le signaler à l’adresse mail@swv.be  ou en cochant une case en regard de l’information qui vous sera communiquée à des occasions spécifiques.

Vous pouvez à tout moment prendre connaissance des données que nous traitons vous concernant et, si nécessaire, les faire corriger. Vous disposez en outre du droit de faire effacer vos données, du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité des données, du droit d’opposition, du droit de ne pas faire l’objet d’une décision basée uniquement sur le traitement automatisé, y compris le profilage et du droit de retirer votre consentement. Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser votre demande auprès de notre Contact RGPD à l’adresse mail@swv.be ou en envoyant un courrier au Verzekeringen Swaegers, à l’attention du Contact RGPD, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout, en joignant une preuve d’identité. Cette demande est destinée à éviter toute communication de vos données à une personne non autorisée.

En cas de désaccord de votre part concernant la manière dont nous traitons vos données, il vous est loisible de déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles. Vous pouvez également y adresser toutes vos questions générales concernant le traitement et la protection des données à caractère personnel.

Modifications

Notre bureau se réserve le droit de modifier la présente déclaration ou la présente politique. Les modifications seront portées à la connaissance des utilisateurs via le site web.

10/12/2019 (version 2)


Privacy notice

Verzekeringen Swaegers (hereinafter “the office”) takes your rights in relation to data processing seriously. In this policy document, we explain how we collect, process and use your personal data. It constitutes the office’s general policy in relation to data processing in accordance with applicable legislation, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

As an insurance broker, the office potentially fulfils a dual role in relation to data processing. In this respect, we are both the data controller and the data processor. We assume the role of data controller when we process data in our own name for our own account. In addition, we also fulfil the role of data processor on behalf of the companies. That means that we also collect and process personal data for insurance companies with whom we collaborate and from whom we present and offer products to you. In this notice, we only expand on how we process your data as a data controller.

Data controller

The party responsible for processing is Verzekeringen Swaegers, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout, company number 0453.629.606.

In case of any questions about our privacy policy, you can contact our Contact person GDPR at mail@swv.be of or by sending a letter to Verzekeringen Swaegers, attn. Contact person GDPR, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout. In case of questions which go beyond a simple request for information, we may ask you to identify yourself, so that we can be sure that we issue the requested information to the correct person.

When does our office collect and process data?

The office collects and processes information about you when you contact us for the purposes of advice about insurance contracts, offering or proposing insurance contracts, carrying out preparatory work for the purpose of entering into insurance contracts and actually entering into insurance contracts. In addition, you may also call on us or contact us for assistance with managing and implementing the insurance contracts that you have entered into. Even when you contact us in any other way, we will (need to) process your information. Finally, it is also possible that we obtain information about you through third parties and use this information to approach you to enter into a contract through our mediation.

Which data does our office collect and process?

The office collects and processes information which you report to us in response to contact with the office, such as your name, address, e-mail address and professional details, such as company name and VAT number. This also relates to all information which is necessary to allow us to assess your insurance requirements. Among other things, this relates to information about your residence (as part of fire insurance), your financial details (in relation to investment insurance policies) and medical information (in relation to health insurance policies). Your data is only processed as part of the insurance policy for which you call upon us, unless you request otherwise and also specify this.

We collect this information when you manually fill in our documents and forms and when you do so electronically. In the event of an eventual visit to our website, cookies are used. For more information about this, we refer you to our cookie policy, on our website www.swaegersverzekeringen.be.

For what purposes does our office collect and process data?

The purposes for which we process data are diverse in nature and are explained below.

On behalf of our customers, we process this data for customer administration, in particular acceptance, management and entering into insurance contracts and promoting other products and services offered by our office itself. These processing operations are mainly based on the contractual relationship with our customers, but also, insofar as it relates to prospecting, on your express consent.

We process this data relating to suppliers as part of our supplier administration and based upon the contractual relationship, which we have or build up with our suppliers.

If it relates to prospects, i.e. natural persons who are not (yet) one of our customers, we process the data for the purposes of direct marketing, based upon our legitimate interest in doing business. From prospects who are approached by e-mail, we request the express consent to also be able to approach them in the future. We request prospects who are approached by letter, to tick an opt-out clause if they do not wish to be approached by us in the future.

In relation to our staff, we process their data for purposes such as personnel management and payroll administration.

As regards our website, we tailor its content and user-friendliness as much as possible to you, its users. In addition, we process your data to meet the obligations which arise out of making a website and its content accessible and allowing you to use the interactive applications and services on this website.

What are the basic principles for processing data by our office?

In principle, we collect and process your data based on the contractual relationship we have with you as a result of your query or request in connection with an insurance requirement and the contract(s) arising out of this, and also as a result of the requirement to assist you in the administration and monitoring of the insurance contracts you have entered into.

Wherever the processing of data is necessary for carrying out the contractual relationship, it is based on our legitimate interests as a company, in particular freedom of enterprise and information. In so doing, we always ensure that a balance is struck between our interests and yours, for example by acknowledging your right to object.

Insofar as it relates to health data or so-called sensitive data, we can only process your personal data subject to your express consent. You are asked for this as soon as you become one of our customers. If that has not happened, we would like to ask you to report this to us, so that the necessary steps can be taken to rectify this.

Is the data passed on to third parties?

Your data is mainly processed internally. This does not alter the fact that it has to be communicated to the insurance company with which you eventually enter into the agreement.

It is possible that we call upon third parties for one-off services. In such cases, your data may be provided to third parties, but only for the relevant service and always under the control of our office.

In certain instances, there is a statutory obligation to pass on certain data. This is particularly the case when we are statutorily obliged to do so or government bodies have the right to request data from us. Our data is not, in principle, passed on to third-party countries or to international organisations.

Your rights

Legislation grants you various rights, which must ensure that you are adequately protected.

You can at all times object to the use of your data by our office for direct marketing purposes. If you do not wish to be kept informed about offers from our office, you can report this by e-mailing mail@swv.be or by checking a box in the information which is sent to you on specific matters.

You can always view the data we process in relation to you, and if necessary arrange for it to be updated. In addition, you have the right to erasure, the right to restriction of processing, the right data portability, the right to object, the right not to be the object of a decision based solely on automated processing, including profiling and the right to withdraw your consent. To do so, you only need to request this by e-mailing our Contact person GDPR at mail@swv.be of or by sending a letter to Verzekeringen Swaegers, attn. Contact person GDPR, Kempenlaan 29, 2300 Turnhout, with proof of your identity. We request this to prevent your data being passed on to anyone who is not entitled to it.

If you do not agree with the way in which we process your data, you can always lodge a complaint to the Data Protection Authority, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels. You can contact them for all general queries relating to the processing and protection of personal data.

Amendments

Our office reserves the right to amend this notice and/or policy. Amendments will be reported to users through the website.

10/12/2019 (version 2)